Svima je već jasno da je digitalizacija poslovanja postala standard, a ne budućnost.
Sve više tvrtki razumije važnost sustava za upravljanje dokumentima (DMS). Ubrzavanje poslovnih procesa, smanjivanje količine papirologije i omogućavanje zaposlenicima jednostavan pristup dokumentima.
No, kada se odlučite za uvođenje DMS-a, jedno od prvih pitanja koje se nameće jest: odabrati Cloud rješenje ili lokalnu (on-premise) instalaciju?
Ne postoji univerzalno najbolji odgovor. Pravi izbor ovisi o vašem poslovanju, IT infrastrukturi i načinu rada zaposlenika. U nastavku donosimo pregled prednosti oba modela kako biste lakše donijeli odluku.
Što je Cloud DMS?
Cloud DMS je sustav za upravljanje dokumentima kojem pristupate putem interneta, bez potrebe za vlastitim serverima i složenom IT infrastrukturom. Održavanje, sigurnosne nadogradnje i tehnička infrastruktura nalaze se na strani pružatelja usluge, dok korisnici jednostavno koriste sustav kroz web preglednik.
Takav model posljednjih godina postaje sve popularniji jer omogućuje brzo uvođenje sustava uz minimalna početna ulaganja.
Prednosti Cloud DMS rješenja
1. Brza implementacija
Cloud rješenja mogu se implementirati znatno brže od lokalnih instalacija jer nije potrebno nabavljati i konfigurirati poslužitelje niti pripremati internu infrastrukturu.
2. Nema ulaganja u servere
Kod Cloud modela nije potrebno kupovati vlastite servere niti planirati njihovu zamjenu ili održavanje. To smanjuje početne investicije i omogućuje lakše planiranje troškova.
3. Automatske nadogradnje
Softver se redovito ažurira bez dodatnog angažmana korisnika. Na taj način uvijek koristite najnoviju verziju sustava, uz nove funkcionalnosti i sigurnosna poboljšanja.
4. Pristup dokumentima s bilo koje lokacije
Zaposlenici mogu sigurno pristupiti dokumentima iz ureda, od kuće ili na službenom putu, što je posebno važno za tvrtke koje rade hibridno ili imaju više poslovnica.
5. Skalabilnost
Kako tvrtka raste, jednostavno se mogu dodavati novi korisnici i proširivati kapaciteti bez velikih infrastrukturnih zahvata.
6. Manje opterećenje za IT odjel
Budući da održavanje sustava preuzima pružatelj usluge, interni IT tim može se posvetiti drugim poslovnim prioritetima.
No, postoje i slučajevi kada je lokalna instalacija bolji izbor.
Iako Cloud donosi brojne prednosti, lokalna instalacija i dalje ima svoje mjesto u određenim organizacijama.
Lokalni DMS može biti prikladnije rješenje ako:
- tvrtka već raspolaže razvijenom IT infrastrukturom i vlastitim serverima
- postoje specifični regulatorni ili sigurnosni zahtjevi koji nalažu pohranu podataka unutar organizacije
- poslovanje se odvija u zatvorenim mrežama bez pristupa internetu
- organizacija želi potpunu kontrolu nad infrastrukturom i upravljanjem sustavom
- postoje interne procedure održavanja koje se žele zadržati.
Za takve organizacije lokalna instalacija može predstavljati dugoročno isplativo i potpuno prilagođeno rješenje.
Usporedba Cloud i on-premise rješenja
| Cloud DMS | On-premise (lokalna instalacija) |
|---|---|
| Nema ulaganja u servere | Potrebna vlastita infrastruktura |
| Brza implementacija | Implementacija ovisi o pripremi okruženja |
| Mjesečna pretplata i predvidivi troškovi | Veća početna investicija uz troškove održavanja |
| Automatske nadogradnje | Nadogradnje prema planu organizacije |
| Pristup s bilo koje lokacije | Pristup ovisi o mrežnoj infrastrukturi |
| Manji angažman internog IT-a | Veća odgovornost internog IT odjela |
| Jednostavno povećanje broja korisnika | Skaliranje zahtijeva dodatnu infrastrukturu |
Kako odabrati pravo rješenje?
Prije donošenja odluke postavite si nekoliko pitanja:
- Imate li vlastiti IT tim koji će održavati sustav?
- Želite li izbjeći ulaganje u novu infrastrukturu?
- Rade li zaposlenici izvan ureda ili na više lokacija?
- Očekujete li rast broja korisnika u narednim godinama?
- Postoje li posebni regulatorni ili sigurnosni zahtjevi za pohranu podataka?
Odgovori na ova pitanja često jasno pokazuju koji model bolje odgovara vašoj organizaciji.
Cloud ili on-premise, LAMA nudi oba pristupa
Svaka tvrtka ima različite potrebe, zbog čega u LAMA-i nudimo oba modela implementacije.
ArcheroDMS Cloud idealan je za organizacije koje žele brzo uvesti sustav za upravljanje dokumentima, izbjeći ulaganje u vlastitu infrastrukturu i koristiti uvijek ažurirano rješenje uz predvidive mjesečne troškove. Paketi za ArcheroDMS Cloud dostupni su za već od 490,00 eura mjesečno.
S druge strane, LaFMS DMS predstavlja pouzdano lokalno rješenje za organizacije koje žele upravljati sustavom unutar vlastite IT infrastrukture ili imaju specifične sigurnosne i regulatorne zahtjeve.
Zaključak
Odabir između Cloud i lokalne instalacije nije pitanje toga koje je rješenje bolje, već koje je prikladnije za vaše poslovanje.
Za većinu malih i srednjih tvrtki Cloud danas predstavlja jednostavnije, fleksibilnije i financijski predvidljivije rješenje. Organizacije koje već raspolažu razvijenom infrastrukturom ili imaju posebne zahtjeve i dalje mogu imati značajne prednosti od lokalne instalacije.
Ako niste sigurni koji model najbolje odgovara vašoj organizaciji, naš tim pomoći će vam analizirati vaše potrebe i preporučiti rješenje koje će dugoročno donijeti najveću vrijednost vašem poslovanju.